Wegwerkzaamheden voorkomen kan de gemeente niet. Bewoners, ondernemers en bezoekers goed informeren wél. Zo weten zij op tijd wat er gaat gebeuren en kunnen zij zich voorbereiden. Daphne, communicatieadviseur Bereikbaarheid, vertelt hoe zij en haar collega’s dat aanpakken.
In de stad zijn eigenlijk altijd wel ergens wegwerkzaamheden: dat is zeker. In een historische stad als Den Haag is onderhoud nodig om te zorgen dat riool, bruggen, kademuren en wegen veilig zijn. En om de groeiende stad voor te bereiden op de toekomst, waarin er nog meer verkeer zal zijn en de wegen dus in topconditie moeten blijven. Per jaar zijn dat meer dan 800 werken, die op elkaar worden afgestemd door de afdeling Bereikbaarheidsregie. Dat team zorgt dat de stad ondanks de vele werkzaamheden bereikbaar blijft.
Een team van 10 communicatieadviseurs zorgt vervolgens dat mensen weten hoe. “Die werkzaamheden zijn natuurlijk niet fijn, maar ze zijn nodig.” zegt Daphne. “We willen allemaal dat er goed openbaar vervoer is, dat de tunnels en wegen veilig zijn. Als je in het nieuws ziet dat er in steden elders in de wereld een brug of kademuur instort, besef je hoe belangrijk goed onderhoud is. Daarom zullen onderhoudswerkzaamheden altijd blijven.”
Gevolgen voor de bereikbaarheid
De gemeente zorgt dat mensen ondanks de werkzaamheden nog steeds overal in de stad kunnen komen, ook al duurt dat soms wat langer door omleiding of drukte. De afdeling communicatie zorgt vervolgens dat bewoners, ondernemers en bezoekers zo goed mogelijk weten wat het werk aan de weg voor hen betekent. Hoe de gemeente dat aanpakt, verschilt per werk. Het ene project heeft meer gevolgen voor de bereikbaarheid dan het andere en in de ene wijk wonen meer mensen dan in de andere. “Onderhoud van de Hubertustunnel vraagt om andere communicatiemiddelen dan een spoedreparatie van een verkeerslicht op de Zuid-Hollandlaan,” legt Daphne uit.
Voor de werken die de gemeente zelf uitvoert, maken de adviseurs van de gemeente eerst een communicatieplan: daarin staat wie de gemeente wil informeren en wat de beste middelen daarvoor zijn. “We beginnen altijd met het informeren van de directe omgeving”, vertelt Daphne. “Want voor hen is de overlast het grootst.” Dat gebeurt vaak al maanden van tevoren met brieven naar ondernemers of folders naar bewoners die de gemeente huis aan huis bezorgt. En met een bericht in de Stadskrant of in de andere huis-aan-huiskranten. De omgevingsmanager gaat langs bij de bedrijven in de buurt.
Maar communiceren is meer dan informatie zenden, benadrukt Daphne: “We vinden het belangrijk om in gesprek te gaan met bewoners en ondernemers en goed te luisteren naar wat er leeft in de buurt. Daarom organiseren we bijeenkomsten vóór en tijdens werkzaamheden. Tijdens een bijeenkomst in Theater De Vaillant konden bewoners bijvoorbeeld laatst vragen stellen en in gesprek gaan over de verschillende projecten die in hun wijk op de planning staan.”
Online informeert de gemeente via nieuwsbrieven: niet alleen die van de gemeente, ook van wijkverenigingen, bedrijven en scholen in de buurt. Natuurlijk komt de informatie ook op sociale media en op de pagina’s van bereikbarestad.denhaag.nl.
Soms kiest de gemeente ook voor minder traditionele communicatiemiddelen. Zo rijdt vanaf september een speciale tram door de stad die werkzaamheden later dit jaar langs diezelfde tramlijn aankondigt. “Niet iedereen haalt zijn informatie uit dezelfde bron,” gaat Daphne verder. “De een hangt een folder op de ijskast , terwijl de ander een bericht op facebook of Instagram ziet. Daarom communiceren we via verschillende kanalen.
Meer dan alleen een afgesloten weg
De communicatie gaat over meer dan verkeershinder alleen. De gemeente benadrukt ook wat de werkzaamheden opleveren: meer groen, meer comfort of veiligheid, een nieuwe tram. “Mensen accepteren werkzaamheden vaak beter als ze weten wat ervoor terugkomt”, zegt Daphne.
Daarnaast kijkt de gemeente naar andere gevolgen van werkzaamheden voor de omgeving. Misschien is een ondergrondse afvalcontainer tijdelijk niet bereikbaar, of vervalt een invalidenparkeerplaats tijdelijk door het werk. In bijzondere situaties zoekt de gemeente naar mogelijkheden. “Ga je bijvoorbeeld verhuizen terwijl jouw straat is afgesloten? Neem dan contact met ons op. Vaak is er meer mogelijk dan mensen denken.”
Van bouwdoeken tot navigatie-apps
Als de werkzaamheden bijna beginnen, wordt de communicatie ook buiten zichtbaarder: er komen aankondigingsborden op straat en soms ook bouwdoeken. Bij grote werkzaamheden laat de gemeente ook berichten versturen via navigatie-apps aan mensen die de route gebruiken. “Dan bereik je ook mensen die door het gebied reizen en geen huis-aan-huis informatie hebben ontvangen.”
De gemeente is niet de enige die aan of op de weg werkt. Ook bouwbedrijven, Stedin, Dunea, telecombedrijven en HTM hebben soms de weg nodig om op of onder te werken. Deze bedrijven moeten zelf zorgen dat bewoners op de hoogte zijn van de wegwerkzaamheden. De gemeente stelt wel eisen aan de communicatie voordat de bedrijven een vergunning krijgen. Deze eisen zijn verwerkt in een speciaal handboek over communicatie bij wegwerkzaamheden zodat deze externe partijen de inwoners op dezelfde manier informeren als hoe de gemeente dit zou aanpakken.
Met al die middelen probeert de gemeente inwoners niet alleen te informeren, maar hen ook te helpen met het omgaan met de gevolgen van werkzaamheden. Dat doet de gemeente door duidelijke informatie te geven. Omleidingskaarten, achtergrondverhalen, reisadviezen en waar mogelijk praktische oplossingen. “We zien dat als een service aan de stad,” zegt Daphne. “Werkzaamheden zijn soms onvermijdelijk, maar we kunnen wel zorgen dat mensen weten waar ze aan toe zijn en hoe ze hun bestemming zo goed mogelijk kunnen bereiken. Uiteindelijk heeft iedereen baat bij een veilige, bereikbare en goed onderhouden stad.”